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智慧檔案室加快“智慧檔案”建設

為推進我市數字檔案建設進程，近日，市檔案局理論學習中心組、市檔案學會邀請珠海泰坦軟件系統有限公司舉辦“建設‘智慧檔案’推進檔案信息化”專題知識講座。市各縣市區檔案局局長和分管檔案信息化工作負責人、市檔案局全體干部參加講座。

講座中，采用ppt演示方式，從當前形勢與挑戰、檔案信息化建設依據、基礎設施建設、應用系統建設、數字資源建設、案例分析等方面對什么是數字檔案館、怎樣建設數字檔案館等進行了、系統講解。

關于如何加快我市“智慧檔案”建設步伐，市檔案局局長、市檔案學會理事長王佑春說：首先要增強創新理念。各地要以信息化建設為突破口。其次，要立足當前，腳踏實地，切實開展好檔案信息化建設。各地要將數字檔案館建設納入當地國民經濟和社會發展第十三個五年計劃和檔案事業發展“十三五”規劃。要補齊檔案信息化建設的短板。要在安全、鑒定等薄弱環節上下大力氣，推進檔案信息化建設。

智慧檔案室6萬3千份檔案

這次分享的智慧檔案庫，現有17排背靠背雙排共計354個檔案柜。檔案柜總高3米，一個檔案柜可以存儲180本檔案，總存儲容量達6.3萬本。相較于常規的檔案庫，在有限的倉庫高度和空間內，智慧檔案庫只需預留出機器人工作的空間余量，不用考慮人工取放的情況下，可以大限度提升立體空間利用率。這里說點題外話，我們平常接觸的書架，為了便于存取，絕大部門的文件都是豎著放的。實際上，豎著放底部受力面積小，并不利于紙質文件的長期保存。

智慧檔案庫，可以大限度增加檔案柜高度，統一每層檔案盒間距，充分利用空間平整存放檔案，整體存放量明顯提升，且更利于檔案長期保管。當然，同時要考慮到會有人工臨時調取、存放檔案的情況，因此智慧檔案庫融入了分區設計理念，在檔案柜底層加設了散放區。

智慧檔案室數字技術加持升級智慧化

通過統一身份認證配合、數字簽名、數字水印、PDF固化等技術手段，提升電子檔案安全，運用大數據、知識圖譜等技術，實現檔案數據自動聚類，可滿足不同業務場景的化數字檔案管理需求，基于OCR+NLP等技術，構建檔案利用服務平臺，促進檔案向知識服務的轉變，實現檔案管理的智慧升級。