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智慧檔案室加快“智慧檔案”建設(shè)

為推進(jìn)我市數(shù)字檔案建設(shè)進(jìn)程，近日，市檔案局理論學(xué)習(xí)中心組、市檔案學(xué)會邀請珠海泰坦軟件系統(tǒng)有限公司舉辦“建設(shè)‘智慧檔案’推進(jìn)檔案信息化”專題知識講座。市各縣市區(qū)檔案局局長和分管檔案信息化工作負(fù)責(zé)人、市檔案局全體干部參加講座。

講座中，采用ppt演示方式，從當(dāng)前形勢與挑戰(zhàn)、檔案信息化建設(shè)依據(jù)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字資源建設(shè)、案例分析等方面對什么是數(shù)字檔案館、怎樣建設(shè)數(shù)字檔案館等進(jìn)行了、系統(tǒng)講解。

關(guān)于如何加快我市“智慧檔案”建設(shè)步伐，市檔案局局長、市檔案學(xué)會理事長王佑春說：首先要增強(qiáng)創(chuàng)新理念。各地要以信息化建設(shè)為突破口。其次，要立足當(dāng)前，腳踏實(shí)地，切實(shí)開展好檔案信息化建設(shè)。各地要將數(shù)字檔案館建設(shè)納入當(dāng)?shù)貒窠?jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十三個五年計(jì)劃和檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃。要補(bǔ)齊檔案信息化建設(shè)的短板。要在安全、鑒定等薄弱環(huán)節(jié)上下大力氣，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

智慧檔案室6萬3千份檔案

這次分享的智慧檔案庫，現(xiàn)有17排背靠背雙排共計(jì)354個檔案柜。檔案柜總高3米，一個檔案柜可以存儲180本檔案，總存儲容量達(dá)6.3萬本。相較于常規(guī)的檔案庫，在有限的倉庫高度和空間內(nèi)，智慧檔案庫只需預(yù)留出機(jī)器人工作的空間余量，不用考慮人工取放的情況下，可以大限度提升立體空間利用率。這里說點(diǎn)題外話，我們平常接觸的書架，為了便于存取，絕大部門的文件都是豎著放的。實(shí)際上，豎著放底部受力面積小，并不利于紙質(zhì)文件的長期保存。

智慧檔案庫，可以大限度增加檔案柜高度，統(tǒng)一每層檔案盒間距，充分利用空間平整存放檔案，整體存放量明顯提升，且更利于檔案長期保管。當(dāng)然，同時要考慮到會有人工臨時調(diào)取、存放檔案的情況，因此智慧檔案庫融入了分區(qū)設(shè)計(jì)理念，在檔案柜底層加設(shè)了散放區(qū)。

智慧檔案室數(shù)字技術(shù)加持升級智慧化

通過統(tǒng)一身份認(rèn)證配合、數(shù)字簽名、數(shù)字水印、PDF固化等技術(shù)手段，提升電子檔案安全，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、知識圖譜等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動聚類，可滿足不同業(yè)務(wù)場景的化數(shù)字檔案管理需求，基于OCR+NLP等技術(shù)，構(gòu)建檔案利用服務(wù)平臺，促進(jìn)檔案向知識服務(wù)的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智慧升級。